Para conseguir que las reuniones sean ágiles y no se conviertan en encuentros eternos que no llevan a ninguna conclusión existen diferentes factores a trabajar:
¿La reunión es realmente necesaria?
Si el resultado que se espera obtener en la reunión es mayor que la suma de los resultados que se lograrían individualmente entre los participantes, sí, la reunión es necesaria. Por el contrario, si se puede trabajar de forma individualizada y no afecta al resultado esperado, la reunión es totalmente innecesaria y será preferible hacer un trabajo individualizado y ponerlo en común al final de la fecha marcada.
Otro valor a tener en cuenta es el coste monetario de la reunión. Calcula el coste del tiempo de todos los convocados en la reunión. ¿Realmente este coste es necesario?, ¿es imprescindible que asistan todas las personas convocadas a la reunión?
Planifica bien la reunión
Establece una agenda de la reunión y envíala con suficiente antelación a los convocados. Si es necesario que los asistentes revisen algún tipo de información, adjúntala a la convocatoria para que puedan estar informados antes de la reunión. De esta manera se ahorra tiempo de introducción del tema a tratar.
La puntualidad y el compromiso de cumplir la agenda son cruciales para que la reunión se haga con agilidad y no se pierda el foco de atención. Tanto si has convocado tú mismo la reunión o eres uno de los participantes se exige extrema puntualidad. Si 5 personas esperan a la sexta durante diez minutos, no son diez sino una hora el tiempo que se ha perdido.
El objeto de la reunión debe ser concreto, claro y constar en la convocatoria, de esta manera todos los asistentes saben el tema que se va a tratar o el problema que se quiere resolver. Es conveniente que se trate un tema por reunión para que los asistentes puedan poner foco y centrarse en el punto a tratar.
El acondicionamiento de la sala es algo a tener muy en cuenta. Una sala con exceso de calor, frío o ruido puede generar malestar y provocar la falta de atención de los asistentes. Lo mismo ocurre con la distribución de sillas, mesas o pizarra: debe estar todo en un orden que favorezca el desarrollo de la reunión.
Varios estudios han demostrado que el espacio físico influye sobre la efectividad de la reunión, proponiendo diferentes distribuciones según el tipo de reunión que se convoque:
– Si se trata de resolver un problema es recomendable que los asistentes se dispongan en forma de círculo.
– Si asisten personas en clara oposición, lo ideal es que se ubiquen una al lado de la otra, para que el contacto visual entre ellas sea mínimo y evitar el conflicto.
– En el caso de que los asistentes formen grupos oponentes se debe evitar que se dispongan en bandos, rotulando los puestos de forma alterna con el nombre de cada asistente. Así será más fácil llegar a un acuerdo entre ambos grupos.
– Si el objetivo de la reunión es tomar una decisión, lo ideal es situarse alrededor de una mesa rectangular donde quede clara la posición de liderazgo, en la cabecera de la mesa.
Cierre de la reunión
Para finalizar, los asistentes deben salir de la reunión con conclusiones sobre el tema tratado. Para evitar prolongar el tema tratado en futuras reuniones es básico que parte de la agenda se centre en cerrar el objeto de la reunión.
Para que quede constancia de ello es recomendable transcribir lo hablado en la reunión, así como los acuerdos y conclusiones alcanzados y enviar una copia a cada uno de los asistentes dando por cerrado el objeto de la reunión y haciéndolo constar así a cada uno de los participantes.
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