9 pasos para maximizar tu productividad

Quizás te sientas identificado. Dedicas 10 horas diarias a tu trabajo, quedando tu familia relegada a un segundo plano. O dedicas más horas a tu familia y te sientes mal porque tu trabajo no sale según el plazo previsto ni con la calidad que tú deseas. Bien, pues por más horas que dediques al día, no vas a sacar el trabajo antes ni mejor. Nunca es suficiente el tiempo que dedicamos. Siempre podemos hacer más. Y eso nos lleva a ser esclavos de nuestro trabajo. Hay que poner límites.

En el momento en el que empecé a notar que perdía el control de mi tiempo, decidí recuperarlo. Sin embargo todos los sistemas que probé fracasaron. Inconformista por naturaleza, analicé el tema desde otra perspectiva: en lugar de seguir sistemas de otros, tal vez debía crear el mío propio. Estos fueron los pasos que realicé:

Trabajo de forma intensiva por las mañanas. Unas veces empiezo muy temprano y otras bien entrada la mañana. Mi disponibilidad oscila entre las 24 y las 30 horas semanales. Sé realista. Estudia bien cuántas horas puedes dedicar a tu trabajo.

El objetivo es saber qué cantidad de horas necesita cada una de ellas

En un Excel apunté cada tarea y proyecto, fechas de entrega, horas estimadas. Cada día voy actualizando las horas que dedico. De una forma  visual establecerás prioridades y controlarás los plazos de entrega.

Escogí esta herramienta porque ya la conocía y es compatible con diversas herramientas que ya usaba, pero serviría cualquier otra similar. Lo que hice fue aplicar un sistema que se conoce como Agile. Creé un tablero con las siguientes listas:

• Sprint: Actividades que tienen que estar listas en ese día. Sí o sí. No hay opción a que queden pendientes.

• Hecho: Cada vez que acabo una actividad la muevo aquí. Es muy motivador ver cómo se van vaciando otras listas.

• Rutina: Esta lista no aparece en el sistema Agile, pero por la naturaleza de mi trabajo cada día tengo una serie de actividades que son rutinarias y que también deben realizarse en el día.

• En progreso: Aquí van los proyectos en los que estoy trabajando, pero ni son rutinarios ni entran en la acepción de Sprint.

• Bloqueado: A esta lista van a parar todos aquellos proyectos que están sin avanzar por el motivo que sea.

• Ideas: Aquí se apuntan las ideas que se te vayan ocurriendo. Temas para un ebook, nuevos cursos, juegos, etc.

• Preguntas: Todas las preguntas que se plantean van aquí. Cuando tienes la respuesta se añade a la tarjeta correspondiente. Cuando necesites de nuevo la información, no tardarás en encontrar la respuesta.

Cada día echo un vistazo al Excel para ver qué proyectos debo priorizar ese día según su plazo de entrega y su avance. Llevo esa información a la lista de Trello correspondiente y clasifico su orden según la prioridad y duración.

Cada día empiezo por lo más sencillo. En una o dos horas puedo tener – de media – una docena de acciones realizadas. El grueso del tiempo queda para acciones que requieren más concentración. Ver lo mucho que has avanzado en poco tiempo es muy motivador. Cada vez que me pongo con una tarea pongo en marcha el reloj de Windows. Programo el tiempo para esa tarea y dejo que me avise cuando vence. Esto hace que me centre y que ignore otras distracciones, como WhatsApps o actualizaciones de redes sociales.

El móvil lo pongo en silencio. En el ordenador tengo activadas las del correo. Lo normal es que espere a terminar una actividad para leerlas. Lo hago rápidamente y lo despacho según su urgencia. Si no lo puedo atender en ese día, contesto brevemente al remitente emplazándole a otro día. En mi caso, además, hago una pasada rápida por las redes sociales cada 2 o 3 horas, para ver que está todo en orden y contestar a las menciones y retweets.

Cada semana dedico un rato a evaluar qué tal fue la semana, qué proyectos siguen atascados, por qué, qué terminé antes de plazo, qué tengo pendiente para la siguiente semana, qué horarios voy a tener y qué plazos debo cambiar según éstos.

Ponerse límites y cumplirlos, pase lo que pase, hace que seas más productivo en tu puesto. Me he fijado una hora a partir de la cual ya no hago nada más de trabajo. El resto de horas las dedico a mi persona y a mi familia. Al principio es un poco difícil, pero a medida que ves que te queda tiempo para disfrutar de los que más quieres, la motivación va creciendo.

Este es el sistema que he ideado y que me está ayudando a ser verdaderamente productiva. Con este ejemplo lo que quiero que tengas presente es que es posible (y muy necesario) que te organices. Ahora sí que puedo afirmar que lo que más me gusta de estar autoempleada es que soy dueña de mi tiempo. Dedico las horas justas a cada proyecto y no caigo en la trampa de sesiones maratonianas en pos de unos objetivos poco realistas.

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