7 preguntas más frecuentes al calcular la retención en tu nómina

Mi conocimiento del funcionamiento del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas viene dado por mi faceta de abogado laboralista, en la que he de controlar aspectos relacionados con las retenciones del IRPF en la nómina y la tributación de las indemnizaciones al rescindir un contrato.

En este artículo, precisamente, me voy a centrar en darte una serie de pautas para evitar sustos en relación con las retenciones que la empresa debe practicarte en las nóminas.

1. ¿Cuánto te tiene que retener la empresa en concepto de IRPF en las nóminas?

La retención depende de diversos factores, como son la fecha de inicio y de finalización de tu contrato (en caso de ser temporal), el salario bruto anual o tu situación familiar (estado civil y número de hijos a cargo).

En función de estos aspectos, la retención que te tenga que practicar la empresa será mayor o menor. Por ejemplo, a mayor número de hijos o minusvalía, menor será la retención.

En cualquier caso, la empresa no puede «inventarse» el tipo de retención aplicable. Si no tiene un programa de nómina que lo calcule automáticamente, deberá hacer los cálculos acudiendo al programa de ayuda de la Agencia Tributaria.

Con las retenciones a cuenta, las cuales no dejan de ser si no un anticipo del pago de la declaración de la renta, lo que Hacienda pretende es que cada trabajador, a la hora de confeccionar al año siguiente su declaración de la renta, tenga un resultado que se acerque a 0, es decir, que nada tenga que devolverle Hacienda y que nada tenga que pagarle él (aunque quedar a 0, en la práctica, es realmente complicado).

2. ¿Por qué con contrato temporal la retención es muy pequeña y un determinado mes puede pasar a ser muy superior?

La aplicación de nómina que utilice la empresa estimará automáticamente, al menos los primeros meses de contrato en vigor en el año natural, que el trabajador no llega al límite de renta necesaria para tener obligación de realizar la declaración de la renta (puede pasar tanto si tiene fecha fin cierta como si no la tiene). Esto tiene como consecuencia inmediata que el porcentaje de retención inicial -fijado reglamentariamente en estos casos- será del 2%.

El porcentaje de retención inicial en los contratos temporales es del 2% Click to tweet

Si en un determinado mes, bien porque te vuelven a contratar tras finalizar uno o varios contratos temporales, bien porque el contrato temporal no tenía fecha de finalización cierta y se prolonga varios meses o el año entero, la estimación de la retención en la nómina tendrá en cuenta las rentas obtenidas en la empresa hasta ahora en dicho año y también las que se prevea va a tener el trabajador.

Como resultado, en ocasiones, el trabajador puede superar la renta mínima que exime de presentar declaración y, en ese caso, la empresa se verá obligada a regularizar la situación aumentando bastante la retención para equilibrar la estimación media anual de retención.

La recomendación que os doy es que si trabajáis en virtud de diferentes contratos temporales a lo largo del año, solicitéis a la empresa una retención algún punto mayor al 2% (8% a 10% por ejemplo). Así, en caso de que alcancen la renta exigible para tributar, la regularización de las retenciones no será tan severa.

3. ¿Qué motiva que, en ocasiones, al final de año aumente o disminuya mucho mi retención habiendo tenido contrato durante todo el año?

Puede suceder que la empresa tenga una estimación anual salarial de X euros y que, en diciembre, sumando paga extraordinaria, posibles complementos salariales (como incentivos u otros variables) y el salario habitual, se sobrepase la estimación de salario anual. Es decir, que se cobre más de lo que estaba inicialmente previsto (aunque esto no suele pasar muchas veces, ¿verdad?).

En ese caso, como en otros que ya he explicado, la aplicación de nómina recalculará la retención y la empresa procederá a su regularización. De ahí que a veces nos demos esos sustos de subidas inesperadas en la retención.

4. ¿Por qué cuándo trabajo a lo largo del año para dos o más empleadores, al año siguiente mi declaración de la renta me sale a pagar (más de lo habitual)?

Esto tiene su explicación, en parte, en lo expuesto hasta ahora. Pongo el ejemplo:

– Empresa A, hace una estimación de salarios en la propia empresa, de cara a las retenciones en nómina. Dicha estimación se realizará en función del tiempo previsto de contrato.

– Empresa B, hace una estimación de salarios en la propia empresa, sin tener en cuenta los salarios percibidos en la empresa A. Igualmente, la estimación quedará sujeta al tiempo previsto de contrato.

Si trabajas para varias empresas un mismo año es muy probable que la declaración te salga a pagar Click to tweet

De este modo, es muy probable que las retenciones totales del año sean muy inferiores a las que hubiéramos tenido de haberse retenido el porcentaje correcto, teniendo en cuenta el total anual sumando los salarios de ambas empresas.

5. ¿Puedo pedir a mi empresa que me retenga menos porcentaje de salario del que me retiene? ¿Y más porcentaje?

Menos porcentaje es imposible, pero más porcentaje del que os estén reteniendo sí, siempre y en cualquier momento. Esto lo recomiendo, como ya he dicho, sobre todo en casos en que tengáis contratos temporales y cuando hayáis trabajado para más de un empleador en un año natural, así evitaréis sustos al final de año y a la hora de realizar y liquidar la declaración de la renta.

6. ¿Tengo que informar a la empresa sobre mi domicilio fiscal y mi situación familiar?

Es necesario tener bien informado nuestro domicilio fiscal y situación familiar, para que las retenciones se ajusten a nuestra realidad personal. De lo contrario podemos salir perdiendo, pues nos retendrán más si no hemos informado de que tenemos hijos a cargo o de que nuestro domicilio fiscal está en Navarra o País Vasco, territorios con especialidades a efectos de tributación, frente al resto de Comunidades Autónomas.

7. ¿Si la empresa me retiene mal, en este caso por debajo de lo que debería, puede subsanar su error a costa de retenerme más posteriormente?

Hay sentencias en las que, aun habiendo sido fallo imputable a la empresa, los jueces han entendido que ésta puede detraer de las nóminas de los trabajadores afectados las cuantías restantes para alcanzar la suma de las retenciones adecuadas.

Para concluir, una última recomendación. Si has trabajado a lo largo de un año natural y no has llegado a la renta anual mínima exigible para presentar declaración, pide siempre un borrador de tu declaración, pues Hacienda te tendrá que devolver, si presentas la declaración, el importe de todas las retenciones practicadas el año anterior, precisamente por eso, porque no llegabas al mínimo tributable. Aunque, insisto, no tienes obligación de presentarla por no alcanzar la renta mínima exigible.

Javier Echeburúa es abogado especializado en Relaciones laborales y autor del blog Diálogo Laboral