6 tips para organizar tu trabajo antes de las vacaciones
31 de julio de 2018
La productividad es quizás una de las cosas más importantes y más valoradas en una empresa. Poder sacar el máximo provecho de tu tiempo y alcanzar todos y cada uno de tus objetivos habla muy bien de ti, como persona y como empleado.
Sin embargo, a veces la productividad se ve afectada por factores externos como, por ejemplo, esas reuniones de trabajo que todos conocemos y que innecesariamente se alargan, dejándonos con poco tiempo para todo lo demás. Por eso hoy quisimos darte unas cuantas herramientas que harán que puedas optimizar el tiempo en tus reuniones, para así dedicárselo a tu propio desarrollo personal y laboral en la oficina.
¿Quiere aumentar la productividad con tus reuniones? Ten en cuenta estos 8 consejos de forma previa
1. ¿La reunión es imprescindible?
Antes de realizar cualquier reunión, pregúntate si es necesaria y sobre todo si hace falta que todos los asistentes invitados hagan parte de ella. Si la respuesta a cualquiera de estas dos es negativa, plantea dejar la reunión para después, reorganizar los asistentes o incluso, cancelarla y lidiar con el asunto de otra manera más productiva.
2. Objetivos y temas de la reunión de trabajo
Segundo paso para una reunión exitosa: saber dónde quieres llegar con ella. Si todos los asistentes tenéis claros los objetivos y los temas a tratar, la reunión irá mejor y no se desviará tanto como podría hacerlo si no tuviese un norte. Una meta y un objetivo harán que todo fluya hacia la productividad y el orden.
3. Informa a todos los asistentes
Una manera de hacer que tus reuniones vayan sobre ruedas es asegurarte de que todos los integrantes saben a qué van, pero también conocen los antecedentes necesarios y, como no, tienen clara su razón de estar en ella y lo que se espera de ellos.
4. Puntualidad = mejor productividad en el trabajo
La clave de la productividad es la organización, o lo que es lo mismo en este caso, la puntualidad. Empezar y terminar la reunión a las horas presupuestadas hará que tu horario no tenga que adaptarse a cambios, que aproveches al máximo ese tiempo y que tanto tú como todos los demás asistentes, podáis cumplir con el resto de objetivos que tenéis para ese día.
5. Último repaso
Para que sea una reunión productiva, repasad bien los puntos que vais a tratar, dadle más relevancia a algunos, poneos tiempos o incluso podéis organizar equipos si hace falta. La idea es poder refrescar la memoria de todos y hacerle un pequeño status a todos los integrantes para empezar todos en la misma línea.
6. Fomenta la participación
En una reunión productiva nadie debería ser solo oyente, así que si ves que alguien no está siendo muy participativo, procura preguntarle o invitarle a hacer parte del tema del que se esté hablando. Cuando hay una participación alta, el ritmo cambia y la reunión se vuelve mucho más productiva y dinámica.
7. Conclusiones, conclusiones, conclusiones
Nunca nos cansaremos de decirlo, unas buenas conclusiones son importantes siempre para que una reunión de trabajo sea lo más productiva posible porque hacen que todo el mundo tenga claro cómo ha ido, qué hay pendiente o qué es lo que les afecta directamente a ellos. En estas conclusiones es importante también hablar de plazos, acciones o responsables de tareas futuras, porque eso hará que tu próxima reunión sea tan productiva como esta.
8. Seguimiento posterior de la reunión laboral
Aunque todos hayáis estado en la misma reunión, es posible que puedan existir malentendidos, ideas que no estén claras o incluso timings que parezcan confusos. Por eso un poco de seguimiento nunca está de más. Por ejemplo, puedes hacer un email que recapitule todo, ordene las ideas y prevenga posibles errores o confusiones. Lo importante es crear algo así como una hoja de ruta para el futuro que asegure que lo que habéis trabajado en la reunión será útil y sin duda, productivo.
¿Preparado para tu próxima reunión? Seguro que sí porque con estos consejos harás que sea absolutamente productiva. Así que pon en práctica estos 8 consejos, coméntalos con tus compañeros y verás como pronto todos podréis sacarle muchísimo más provecho a las reuniones laborales.
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¿Ansioso por poner estos consejos en práctica? Si aún no tienes en tu calendario reuniones agendadas, te proponemos la primera, ¡empezar una búsqueda para encontrar el trabajo de tus sueños!
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