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22 de octubre de 2021
Más a menudo de lo que nos gustaría llegamos al viernes completamente exhaustos. Nuestra semana laboral (si en el mejor de los casos termina el viernes) suele ser agotadora.
Trabajamos todas las horas necesarias, pero muchas veces nos damos cuenta de que no han sido suficientes y que todavía nos quedan mil tareas por hacer y algunos informes por entregar. Es solo un ejemplo, pero les sucede a bastantes más personas de las que imaginas. De hecho, el aterrizaje forzoso del teletrabajo como modalidad ha hecho verdaderos estragos.
La incapacidad para organizarnos, la dificultad de conciliar trabajo y familia en casa y cualquier otra circunstancia sobrevenida (léase, una pandemia) han hecho y siguen haciendo que los días nos parezcan interminables y, a pesar de eso, no consigamos dar carpetazo a la agenda semanal.
¿Se puede hacer algo para salir de este caos? La respuesta es: por supuesto que sí. Y vamos a darte 5 trucos prácticos para que seas tú mismo quien lo resuelvas y empieces a gestionar mejor tu tiempo en el trabajo. Vamos allá.
1. Usa (bien) los sistemas de organización
Te parecerá una obviedad. ¿Usar un sistema de organización? ¿Hace cuánto tiempo que está inventada la agenda? Es verdad que hay infinitos sistemas para organizarnos, pero no siempre contamos con el más adecuado o sabemos hacerle un buen uso. En la actualidad, además de las clásicas agendas y otros métodos, como por ejemplo el bullet journal (una solución analógica en forma de libreta que promete revolucionar la manera de gestionar tu tiempo en la era digital) hay otros métodos. Hoy ni tan siquiera las agendas nos dan tregua: tenemos Google Calendar, Asana, Evernote, Basecamp y un largo etcétera de herramientas digitales que en forma de app suelen inmiscuirse en nuestro móvil para rellenar de ocupaciones todas las facetas de nuestra vida.
No hay herramienta mala, pero hay que saber usarlas. Prueba las que necesites y encuentra (porque la encontrarás, seguro) la que te resulte más cómoda de utilizar. Aquella que de verdad te ayude a estar centrado en tus objetivos y al mismo tiempo te resulte práctica. De otro modo, seguirás enfrascado en una sopa de tareas difícil de sobrellevar.
2. Establece claramente tus objetivos diarios
¿Eres de los que llegan al trabajo y empiezan a hacer cosas sin orden ni concierto? Tranquilo, eres más humano de lo que crees. Uno de los gestos que más te ayudará a resolver tu caos cotidiano es establecer diariamente tu listado de objetivos. ¿Qué necesitas hacer hoy? ¿Qué debes entregar? Hay un dicho popular que reza No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Esto es cierto, pero no del todo. Dedica los primeros minutos de tu jornada (o los últimos, lo que te venga mejor) a escribir cuáles son tus objetivos prácticos para el día siguiente. Cuando empieces te darás cuenta de que sabes exactamente lo que tienes que hacer y te lanzarás a abordarlo. Pero no hace falta que te pongas a trabajar en tareas que son para dentro de unos días, si todavía tienes pendiente lo de hoy. Simplemente define de manera clara tus objetivos y ve a por ellos. Pero hoy.
3. Aprende a priorizar (pero ya)
A menudo solemos dar salida a aquellas tareas que nos parecen más sencillas o rápidas de hacer y dejamos para el final las que nos resultan más complejas, tediosas o agobiantes. Sin embargo, puede que las tareas que más nos gusta hacer no sean del todo urgentes y las otras terminen quedando solapadas para última hora, a la espera de que algún valiente las saque adelante.
Hay algo que puedes hacer, además de abordar estas tareas sin miedo. Y es pensar en darte un margen con respecto a la fecha de entrega. De este modo, además de adelantar trabajo, tendrás una ventaja adicional que te permitirá dedicarles más tiempo si fuera necesario. Y si te sobra, eso que habrás ganado.
4. Asigna un tiempo a las tareas
Otra cosa que puedes hacer y que resulta tremendamente útil es la de asignar un tiempo de ejecución a tus tareas. No se trata de que las hagas a toda velocidad. En realidad, la asignación de este margen de tiempo debe ayudarte a planificar tu jornada, sabiendo que tras haber terminado, podrás empezar con otra y así sucesivamente.
El objetivo es que llegues al término de tu jornada habiendo realizado todo aquello que tenías previsto. Para asignar un tiempo a las tareas debes tener en cuenta tu experiencia diaria y, por supuesto, las prioridades, para no dejar sin resolver aquello que resulte más urgente.
5. Dedica tu tiempo de trabajo a trabajar
Dirás que estamos ante otra obviedad, pero podemos garantizarte que no. Si trabajas en línea, sabrás lo difícil que resulta dejar de atender las peticiones que van llegando sin pausa por correo electrónico, los whatsapps que no dejan de sonar en tu teléfono o las redes sociales, que sibilinas, van drenando minutos y minutos de nuestro día a día sin que apenas nos demos cuenta.
¿Cuántas veces pones en pausa tu trabajo para realizar consultas en Google, mirar algún que otro escaparate (virtual) o contestar los mensajes de un grupo? Reserva el tiempo de trabajo para el trabajo y, si lo necesitas, dedica cinco minutos de pausa para hacer estas pequeñas cosas que, aunque no lo parezca, van minando tu jornada laboral sin que te des cuenta.
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